Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Chữ ký số được sử dụng có giá trị như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu doanh nghiệp. Điểm khác biệt là được thực hiện trên môi trường điện tử: các giao dịch như ký hợp đồng điện tử, ký tờ khai thuế, ký thanh toán qua ngân hàng, xuất hóa đơn điện tử, ký các giao dịch tài chính, chứng khoán...
Giới thiệu về Dịch vụ Chữ ký số tại Hải Phòng
Chữ ký số hay còn gọi là USB Token là thiết bị rất quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay.
Sau khi có giấy phép kinh doanh, cá nhân, doanh nghiệp phải làm ngay thủ tục kê khai thuế ban đầu và nộp thuế môn bài qua mạng.
Chữ ký số được thực hiện nộp các tờ khai hải quan điện tử.
Chữ ký số cũng được dùng để khai bảo hiểm xã hội. Thậm chí các giao dịch chuyển tiền của ngân hàng…
Khách hàng chỉ cần đăng ký chữ ký số để sử dụng trong mọi giao dịch điện tử phổ biến hiện nay như: sao kê - nộp thuế môn bài, thuế điện tử, hải quan, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử,... Có thể chỉ cần sử dụng 1 chữ ký số.
Khách hàng có thể dùng từng chữ ký số riêng rẽ cho các loại giao dịch khác nhau theo nhu cầu quản lý của mình.
Các tiêu chí lựa chọn dịch vụ chữ ký số
Chữ ký số không còn là khái niệm xa lạ đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong các giao dịch điện tử. Nó được dùng làm chữ ký của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức, doanh nghiệp và được pháp luật công nhận. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số khác nhau. Tuy nhiên để lựa chọn chữ ký số tốt nhất thì bạn nên lựa chọn dựa trên các tiêu chí sau:
1. An toàn và bảo mật trong quá trình sử dụng
Chữ ký số là một phương pháp xác minh danh tính của một doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức.
- Đối với các văn bản được ký bằng chữ ký số sẽ đưa ra thông tin chi tiết nhất về người sở hữu chữ ký số.
- Khi một tài liệu đã ký bị tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền có thể xác minh rõ ràng người ký chữ ký số.
Chữ ký số có rất nhiều công dụng như: khai thuế điện tử, khai hải quan điện tử, đăng ký bảo hiểm xã hội, đấu giá giấy phép qua mạng, giao dịch qua mạng, thư điện tử, v.v.
Do đó, sự an toàn và bảo mật của nhà cung cấp là rất quan trọng khi lựa chọn phần mềm ký điện tử tốt nhất để sử dụng.
2. Hỗ trợ trước, trong và sau khi sử dụng chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số sẽ song hành cùng với sự phát triển của các tổ chức, công ty,… Chắc chắn sẽ có một số vấn đề phát sinh khiến bạn không kịp ký các văn bản. Lúc này, nếu cần hỗ trợ khẩn cấp từ nhà cung cấp, bạn nên chọn nhà cung cấp uy tín, có bộ phận hỗ trợ khách hàng 24/7.
Ngoài việc chọn các nhà cung cấp uy tín, việc quan trọng hơn là tìm được người chăm sóc dịch vụ sau bán hàng. Rất nhiều trường hợp bán xong chữ ký số thì hết trách nhiệm.
Bạn nên kiếm một đại lý để phục vụ tốt nhất!
3. Giá cả khi sử dụng dịch vụ
Thông thường, giá cao hơn đi kèm với chất lượng dịch vụ tốt hơn. Tuy nhiên, giá của dịch vụ chữ ký số khá thấp. Có thể có sự chênh nhau một chút giữa các nhà cung cấp.
Như đã trao đổi ở trên, dịch vụ sau bán hàng quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ mua xong chữ ký số nhưng không được hướng dẫn đầy đủ. Đặc biệt là khi gặp trục trặc trong quá trình xử lý.
Điểm khác biệt của dịch vụ chữ ký số tại Hải Phòng
Những tính năng nổi bật mà chữ ký số Hải Phòng mang đến cho khách hàng đó là:
Sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ chữ ký số thì chỉ có đối tác hoặc người nhận đã ký lên hồ sơ mới được mở hồ sơ.
Tính bảo mật cao
Chữ ký số sử dụng hai lớp mã hóa, khóa chung và khóa riêng. Do đó, các tệp được ký điện tử không sợ bị xâm phạm hoặc đánh cắp.
Ghi rõ nơi xuất xứ
Chữ ký điện tử đăng ký thông tin chi tiết của từng cá nhân hoặc doanh nghiệp. Do đó, các văn bản được ký và nhận bằng chữ ký số sẽ đưa ra thông tin chi tiết nhất về người sở hữu chữ ký số.
Dịch vụ sau bán hàng
Không giống như các dịch vụ khác, sau khi được ký điện tử, tài liệu không thể bị xóa, chỉnh sửa hoặc thay thế.
Lợi ích của Dịch vụ Chữ ký số Hải Phòng
Chữ ký số có hiệu lực pháp lý giống như chữ ký viết tay, nhưng nó là một dạng chữ ký điện tử được tạo bằng cách chuyển đổi thông điệp dữ liệu thông qua hệ thống mật mã. Hệ thống này có thể xác định thông tin của dữ liệu gốc và khóa công khai của người ký một cách đáng tin cậy. Vì vậy, thông qua dịch vụ chữ ký số của ICT, khách hàng sẽ được những lợi ích sau:
- Ký phê duyệt điện tử nhanh chóng và dễ dàng, tiết kiệm thời gian
- Ký duyệt file doc, pdf,… giải quyết bài toán chi phí in ấn, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp, góp phần bảo vệ môi trường
- Gửi văn bản trực tuyến mọi lúc, mọi nơi mà không cần chờ chữ ký thật như trước
- Tối ưu hóa thời gian làm việc chuyên nghiệp, đặc biệt thuận tiện cho khai thuế điện tử, khai hải quan điện tử, đăng ký BHXH, xin cấp giấy chứng nhận qua mạng, giao dịch qua mạng, email…
- Giảm gián đoạn công việc và luôn an toàn khi lựa chọn phần mềm chữ ký số tốt nhất.
Cách đăng ký chữ ký số tại Hải Phòng
Đối với các doanh nghiệp mới, chữ ký số ngày càng được sử dụng nhiều hơn vì nó giải quyết được nhiều thách thức trong khai báo và giao dịch. Vì vậy, để sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần tuân theo một số thủ tục đăng ký nhất định.
Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản sẽ có các giấy tờ sau:
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép kinh doanh
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế doanh nghiệp có công chứng;
- Bản sao có công chứng CMND (hoặc hộ chiếu) của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức.
Tổ chức, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp 3 loại giấy tờ trên là có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, khách hàng cần gửi tới nhà cung cấp chữ ký số đã chọn trước khi thực hiện bước tiếp theo. Lệ phí cũng sẽ phụ thuộc vào các dịch vụ được cung cấp bởi mỗi đại lý và gói mà doanh nghiệp của bạn chọn.
Quy trình đăng ký dịch vụ chữ ký số rất đơn giản và dễ dàng. Tất cả bạn cần làm là làm theo một vài bước cơ bản:
Bước 1: Liên hệ với Đại lý đăng ký dịch vụ chữ ký số
Khách hàng liên hệ trực tiếp với nhân viên chăm sóc khách hàng của đơn vị đăng ký dịch vụ chữ ký số. Sau đó gửi các thông tin và tài liệu cụ thể sau:
- Đăng ký kinh doanh cùng giấy tờ của người đại diện theo pháp luật: CMND photo hoặc bản scan.
- Chọn gói bạn muốn đăng ký 1, 2 hoặc 3 năm.
- Cung cấp số điện thoại, địa chỉ, nhân viên của đơn vị đăng ký dịch vụ sẽ đến hỗ trợ khách hàng ký hợp đồng và cung cấp USB Token.
Bước 2: hỗ trợ khách hàng sử dụng
Nhân viên sẽ hỗ trợ khách hàng cài đặt phần mềm và hướng dẫn cách sử dụng.
Hóa đơn VAT cũng sẽ được cung cấp theo yêu cầu của khách hàng.
Bảng giá chữ ký số Hải Phòng đầy đủ và chi tiết nhất
Khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số, mỗi đơn vị sẽ cung cấp bảng giá chi tiết nhất để khách hàng tham khảo. Trong bảng giá này sẽ có giá đăng ký mới dịch vụ hoặc giá gia hạn dịch vụ. Đi kèm với đó là thời hạn sử dụng của gói có thể là 1 năm, 2 năm, 3 năm thậm chí là 5 năm.
Ngoài ra chữ ký số Hải Phòng hiện đang có rất nhiều chương trình ưu đãi để thu hút khách hàng nếu đăng ký mới và gia hạn thời gian sử dụng dịch vụ. Thời gian đăng ký càng dài, chiết khấu càng lớn.
Các ứng dụng thực tế sử dụng dịch vụ chữ ký số Hải Phòng
- Khi sử dụng tờ khai thuế điện tử: trong cả 2 trường hợp kê khai và nộp tiền đều cần sử dụng chữ ký số.
- Trường hợp khai thuế: do toàn bộ hệ thống tờ khai nộp từ nhiều năm trước, quy định phải nộp tờ khai điện tử
- Trường hợp nộp thuế: có thể nộp thuế điện tử online luôn qua trang thuedientu.gdt.gov.vn. Trường hợp khác bạn có thể vẫn nộp qua quầy giao dịch các ngân hàng.
- Khi sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn phải có chữ ký số để xác thực việc ký hóa đơn này
- Bảo hiểm xã hội: ngoài việc sử dụng phần mềm khai báo BHXH, bạn cũng cần có chữ ký số để ký xác thực việc đã gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH
- Kê khai hải quan
- Đấu giá trực tuyến…
Chữ ký số có thực sự an toàn?
Chữ ký số dựa trên mật mã bất đối xứng, có khóa riêng mà chỉ người ký mới biết. Bằng cách này, khi người dùng muốn ký tài liệu, họ phải sử dụng khóa riêng của họ. Vì vậy, tính riêng tư và bảo mật của chữ ký số là hoàn toàn tuyệt đối.
Trường hợp giả mạo chữ ký số là hoàn toàn khó. Bởi vì điều này chỉ có thể được thực hiện nếu khóa riêng của bạn bị xâm phạm. Nếu điều này xảy ra, người dùng có thể thu hồi hoặc khóa chữ ký nếu nó bị xâm phạm.
Làm sao để chọn được nhà cung cấp chữ ký số uy tín nhất cho doanh nghiệp?
Khi quyết định chọn đúng nhà cung cấp chữ ký số. ICT khuyên bạn nên ghi nhớ ba điều sau:
- Tính hợp lệ của chữ ký số được cung cấp có đảm bảo không?
- Chữ ký điện tử có giúp ích cho quy trình làm việc và tăng tốc độ phê duyệt tài liệu không?
- Nhà cung cấp này có cung cấp tùy chọn ký số lượng lớn để tự động hóa quy trình ký cho hàng trăm tài liệu không?
Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ chữ ký số:
Nhiều doanh nghiệp chưa thực sự chú trọng đến việc quản lý chữ ký số. Về bản chất nó chính là chữ ký tay của người đại diện theo pháp luật và dấu của công ty (với doanh nghiệp vẫn dùng con dấu). Nên quản lý chữ ký số ít nhất phải giống như quản lý con dấu công ty.
Nhiều trường hợp giao toàn bộ chữ ký số cho kế toán quản lý nên sai sót công ty chỉ biết khi có thông tin do các cơ quan quản lý nhà nước gửi thông báo đến trụ sở.
Các dịch vụ khác ICT đang thực hiện:
Dịch vụ kế toán
Dịch vụ kiểm toán
Dịch vụ thành lập doanh nghiêp
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: 7 Nguyễn Trãi, Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng
Hotline: Vũ Hồng Khanh 0904.166.930
Điện thoại: 0225 3797 995
Email: vuhongkhanh77@gmail.com
